แนะนำ App จัดการงานสำหรับคนโปรเจ็คเยอะ – Notion

ตั้งแต่เริ่มเข้าปี 2021 มา กวางพอมีลางสังหรณ์ว่าปีนี้ตารางชีวิตตัวเองน่าจะน่วมพอสมควร แต่ก็รอดูว่าจะน่วมได้แค่ไหนแล้วค่อยคิดอีกทีว่าจะจัดการยังไง

พอเข้าเดือนสองเดือนสามที่ช่างชุดใหม่เริ่มเข้าไปทำงานตกแต่งบ้านส่วนชั้นล่าง เข้าสู่เทศกาลวิ่งหาของให้ช่าง และพยายามกลับมาทำยูทูปให้เป็นเรื่องเป็นราวมากขึ้น ชีวิตก็เข้าสู่ความสับสนโดยสมบูรณ์

เกิดอาการนอนหลับไม่ค่อยสนิท เพราะในสมองวนคิดเรื่องนู้นเรื่องนี้ กลัวจะหลุดกลัวจะพลาด ลุกขึ้นมากลางดึกเพื่อจดเก็บงานที่ต้องทำบ่อยๆ บ้าๆ บอๆ อยู่เดือนนึงจนมันไม่ค่อยไหวแล้ว เลยลองเล่าให้แฟนฟังว่ามีปัญหาในการจัดการงานยังงี้ๆ นะ จริงๆ เราก็บ่นให้เค้าฟังเรื่อยๆ แต่ตอนแรกเราเองก็ไม่เข้าใจว่าปัญหามันคืออะไร ทำไมมันเหมือนทำอะไรไม่เสร็จสักอย่าง ทำไมมันดูสับสน ดู overwhelm อยู่ตลอดเวลา จนพอได้มีเวลาคุยให้เค้าฟังแบบจริงจังว่ามันเป็นแบบนี้ ไม่รู้จะทำยังไงดี เค้าถึงเข้าใจและแนะนำเครื่องมือหนึ่งมาให้

ตอนแรกกวางใช้แค่สมุดเล่มเดียวในการจดตารางงานในแต่ละวัน แต่พอปีนี้ที่สิ่งที่เราอยากทำมันมีเยอะ แล้วเราก็จดทุกอย่างสะเปะสะปะ ทำหายบ้าง ไม่รู้เก็บไว้ที่ไหนบ้าง มันเกิดอาการวิตกกังวลในใจลึกๆ เพราะรู้ว่ามีเรื่องต้องทำหลายอย่างแต่มองไม่เห็นภาพใหญ่ว่ามีอะไรบ้าง แล้วแต่ละอย่างอยู่ในขั้นตอนไหนบ้าง พอได้รู้จักเครื่องมือนี้ในช่วงเกือบเดือนที่ผ่านมาก็เรียกว่าเปลี่ยนชีวิตเหมือนกันค่ะ

Notion เป็น Application ที่ใช้จัดการงานและโปรเจ็คที่ดังน่าจะอันดับหนึ่งของโลกตอนนี้ ซึ่งตอนแรกกวางก็เป็นคนนึงที่ไม่คิดว่าตัวเองจำเป็นต้องใช้เลย เพราะเราเป็นฟรีแลนซ์ ทำงานเอง ไม่ได้อยู่ในองค์กรใหญ่ เลยคิดว่าเกินความจำเป็นไปรึเปล่า

หน้าจอหลัก

จนแฟนอธิบายให้ฟังขั้นตอนการจัดระเบียบงานของกวางว่าจริงๆ แล้วต้องเป็นสองขั้น คือภาพใหญ่ทั้งหมดจดเก็บใน Notion และเรื่องที่ต้องทำรายสัปดาห์รายวันค่อยจดออกมาใส่สมุด ไม่งั้นมันจะไม่มีที่ในการรวบรวมงานทั้งหมดของเรา แล้วมันก็จะสะเปะสะปะไร้ทิศทางแบบนี้

พอลองเปิดใจใช้ดูก็พบว่ามันตอบโจทย์มาก

ใน Notion จะมีหน้าหลักที่มีชื่องานทั้งหมดของเรารวมกันไว้ในหน้าเดียว แล้วพอคลิ๊กเข้าไปในแต่ละหัวข้อด้านในเราก็สามารถจัดระเบียบงานแบบ Kanban board ได้ ซึ่งรูปแบบของคันบังบอร์ดก็สามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับลักษณะงานแต่ละงานได้

เมื่อกดคลิ๊กเข้าไปในแต่ละหัวข้อก็จะเป็นคันบังบอร์ด แต่ละข้อในคันบังบอร์ดก็กดเข้าไปเพื่อเขียน ใส่รูป เก็บลิงค์ได้อีกตามการใช้งาน

คันบังบอร์ดเป็นระบบการจัดการงานที่เริ่มใช้ครั้งแรกในบริษัทโตโยต้า และถูกนำไปใช้ในบริษัทซอฟท์แวร์ต่างๆ ระบบก็ไม่ได้ซับซ้อนคือนึกภาพว่ามีการตีตารางบนไวท์บอร์ดเป็นช่องๆ แล้วก็เขียนสถานะงานไว้ด้านบนเหนือช่องว่า “สิ่งที่ต้องทำ – กำลังทำ – กำลังรอ (ในกรณีที่เรารองานจากผู้ร่วมงานคนอื่น) – เสร็จแล้ว” แล้วเราก็ใช้โพสต์อิทที่เขียนงานที่ต้องทำทั้งหมดของเราแปะลงไปบนช่อง “สิ่งที่ต้องทำ” พองานนั้นดำเนินไปถึงขั้นตอนไหนเราก็แค่ขยับเลื่อนโพสต์อิทไปเรื่อยๆ ตามช่อง

หัวข้อในคันบังบอร์ดก็เปลี่ยนได้ เปลี่ยนสีไฮไลต์ตัวอักษร เปลี่ยนรูปหน้าปก เปลี่ยนสัญลักษณ์ได้หมด

หลักการทำงานมีง่ายๆ แค่นี้เอง แต่เป็นสิ่งที่สมุดทำให้ไม่ได้ เพราะงานบางอย่างเช่น การหาข้อมูลเขียนบทความบางทีเราใช้ข้อมูลจากเวปไซต์ต่างๆ ถ้าใช้ Notion เราก็จะสามารถแปะลิงค์เวปไซต์เก็บไว้ หรือแปะรูปต่างๆ เก็บไว้ได้เลย ทำให้ง่ายในการกลับมาทำต่อ หรืองานวิดิโอที่บางทีจดหัวข้อที่จะทำเอาไว้หลายที่มั่วไปหมด สุดท้ายหาไม่เจอเพราะมันไม่มีที่อยู่ที่ชัดเจน พอตอนนี้จดรวมไว้ที่เดียวก็สามารถทำต่อได้ง่ายขึ้น รู้ว่าอันนี้อัดแล้ว อันนี้ตัดต่อแล้ว อันนี้เหลือเขียนโปรย อันนี้รอโพสต์ มันทำงานได้สะดวกขึ้นและปวดหัวน้อยลง พองานเป็นระเบียบมากขึ้นความวิตกกังวลก็ลดลงด้วย

สำหรับใครที่อาจจะกำลังมีปัญหาแบบเดียวกับกวาง ถ้าสนใจอยากลองใช้ดู สามารถเข้าไปโหลดได้ในเวปไซต์ http://notion.so ส่วนวิธีการใช้งานก็มีสอนในยูทูปหลายอัน รับรองว่ามีประโยชน์แน่นอนค่ะ

Notion มีแอปด้วยซึ่งใช้ได้ทั้งในคอมและในมือถือนะคะ สะดวกมากกก

Leave a Comment

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *

Scroll to Top