“ชีวิตเปลี่ยนเมื่อเขียนตารางงาน”

ตั้งแต่สมัยที่เคยทำงานในบริษัท นายญี่ปุ่นเป็นคนแรกที่สอนให้กวางเขียนลิสต์งานที่ต้องทำในแต่ละวันออกมา แล้วในระหว่างวันพอทำงานไหนเสร็จแล้วก็ให้ขีดทิ้ง แล้ววันถัดไปก็เปิดกระดาษหน้าใหม่เพื่อเขียนลิสต์อันใหม่อีก ทำแบบนี้ไปเรื่อยๆ ช่วงนั้นก็มีที่เราลืม เราขี้เกียจ เขียนมั่งไม่เขียนมั่ง แต่ก็ทำอยู่นานเป็นปีเหมือนกัน

จนหลังจากที่ลาออกจากงานเพื่อกลับมาอยู่ที่ต่างจังหวัด เรากลายเป็นเจ้าของเวลาของตัวเองแบบ 100% ซึ่งตอนนั้นกวางก็นั่งคุยกับตัวเอง และคิดขึ้นมาได้ว่า “เวลา” ที่ว่านั้นมันจะแปรผันกลายไปเป็น —> งาน และงานจะกลายไปเป็น —> เงิน พอคิดได้แบบนั้นก็เกิดอาการแพนิคเล็กน้อย เพราะมันหมายความว่าถ้าเราจัดการเวลาตัวเองได้ไม่ดีเราก็จะไม่ได้งาน และสุดท้ายเราก็จะไม่ได้เงิน

เลยเป็นที่มาของการเริ่มเขียนตารางงานเพื่อใช้ควบคุมพฤติกรรมตัวเองของกวาง

ตั้งแต่แรกที่เริ่มเขียนกวางก็เลือกสมุดแบบลงตารางงานรายสัปดาห์ที่แยกเวลาชั่วโมงต่อชั่วโมงเลย เพราะเคยมีประสบการณ์ใช้วิธีแบบนี้มาก่อนตอนไปเรียนภาษาที่ต่างประเทศ

ตอนนั้นโรงเรียนสอนภาษาเรียนหนักมากตั้งแต่แปดเก้าโมงเช้าถึงช่วงบ่ายแก่ๆ แล้วยังต้องอ่านหนังสือทำการบ้านเตรียมสอบอีก คือโรงเรียนนี้ขึ้นชื่อว่าเรียนโหดอยู่แล้ว ถ้าไม่ขยันนี่อยู่ไม่ได้เลยเพราะสอบถี่มากๆ เรียกว่าเรียนผ่านมาได้เพราะใช้ตารางงานลักษณะนี้นี่แหละ ทำให้ตอนนั้นตัดสินใจเลือกวิธีนี้ดูอีกครั้งนึง

การเขียนตารางงานของกวางนอกจากสมุดแล้ว ก็มีเครื่องมืออีกสามอย่างที่ใช้ควบคู่กัน

1. การทำ New year resolution (มีเขียนไว้ในนี้ https://www.pordiporyoga.com/new-year-resolution-planing…/) ซึ่งกวางเริ่มทำตั้งแต่ปีแรกที่ใช้สมุดจดตารางงาน เพราะการตั้งเป้าหมายระยะ 1 ปี จะช่วยให้เรามีกรอบความคิดคร่าวๆ ว่าใน 1 ปีนี้มีเป้าหมายอะไรบ้างที่เราอยากไปให้ถึง แล้วสมุดตารางงานถึงจะเป็นการวางเป้าหมายย่อยรายวัน รายสัปดาห์ที่จะพาเราไปสู่เป้าหมายใหญ่รายปีอีกทีนึง

2. Keep memo ของ LINE (มีสอนใช้อยู่ในนี้ https://liff.line.me/1454988218…/v2/article/Y5paOP…) ไม่รู้คนอื่นรู้มั้ยว่าไลน์ที่เราใช้กันอยู่สามารถตั้งห้องแชทคุยกับตัวเองได้ด้วย ซึ่งกวางก็จะมีห้องแชทคุยกับตัวเอง ส่งลิงค์ ส่งงาน ส่งรูป ส่งไฟล์ ส่งเรื่องที่นึกขึ้นมาได้ในหัว ไปไว้ในไลน์ส่วนตัวก่อนเอาไปจดลงตารางจริง เมื่อก่อนกวางเคยใช้แอป Notes ที่มากับเครื่องไอโฟนแต่มันไม่ค่อยสะดวกเลยเลิกไป แต่พอเป็นแชท อันไหนที่เราจดลงสมุดเสร็จหรือทำเสร็จแล้ว เราก็ทยอยลบทิ้งได้เลย สำหรับกวางมันสะดวกมากๆ ใครที่สนใจลองดูนะคะ

3. Notion (อ่านเพิ่มได้ที่นี่ https://www.pordiporyoga.com/notion-app-for-work-management/) ซึ่งเป็นเครื่องมือที่กวางใช้จดเก็บรายละเอียดงานและเก็บข้อมูลที่ไม่สามารถจดลงในสมุดได้

ขั้นตอนการเขียนตารางงานของกวางก็เริ่มตั้งแต่การจดทุกเรื่องที่นึกออกใส่ Keep memo ในไลน์เอาไว้ก่อน ซึ่งงานส่วนใหญ่ของกวางจะไม่ใช่งานด่วน แต่ถ้าด่วนโดยมากกวางก็จะทำเลย ไม่ค่อยเก็บค้าง (นิสัยนึงที่กวางฝึกตัวเองให้ทำได้ในช่วงที่ต้องทำงานหลายๆ อย่างพร้อมกัน คือถ้าอะไรที่สามารถโทรหรือตามเรื่องได้เสร็จภายในการโทรแค่ครั้งเดียวหรือไม่เกิน 5 นาทีกวางจะทำเลย ไม่มีอิดออด) หรือถ้าเป็นงานที่ต้องตามกับคนอื่นภายหลัง กวางถึงจะเอาไปจดลงสมุดว่าต้องตามงานนี้อีกทีวันไหน

พองานส่วนใหญ่ของสัปดาห์นั้นถูกจดลงไว้ใน Keep memo แล้ว สิ้นสัปดาห์กวางก็เอาไปลงสมุดตารางงานรายสัปดาห์อีกที ซึ่งตารางงานนี้กวางจะเริ่มเขียนไม่วันอาทิตย์เย็นก็จันทร์เช้า เราก็จะจัดเวลาเอาไว้เลยสัก 30 นาที ในการจดงานทุกอย่างออกมาจากไลน์เพื่อใส่ลงในสมุดตารางงานหรือใน Notion (ในกรณีที่เป็นงานระยะยาวหรือรายละเอียดเยอะ)

ในตารางงานรายสัปดาห์เองก็ไม่ได้มีแค่งานอย่างเดียว แต่กวางลงตารางของทุกเรื่อง ทั้งงาน การออกกำลังกาย การนัดหมาย ธุระจิปาถะ การใช้เวลาว่าง และเรื่องอะไรก็ตามที่เราอยากวางแผนจัดการมันอย่างเป็นรูปธรรม เราก็จดใส่ลงไปเลย

แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือการเขียนตารางล่วงหน้าของทั้งสัปดาห์ ไม่อย่างนั้นแล้วเราก็จะเฉไฉไปเรื่อย

ข้อดีมากๆ ของการเขียนตารางรายสัปดาห์แบบนี้คือ มันช่วยให้เรารู้สึกรับผิดชอบกับเวลาของตัวเองมากขึ้น คือพอมันเห็นออกมาเป็นรูปธรรมแล้ว เวลาที่เราผิดสัญญากับตัวเอง เราก็จะเห็นชัดเจนว่ามันคือเรื่องอะไรที่เรายังไม่ทำ มันมีน้ำหนักมากกว่าตอนที่ไม่จดลงสมุดเยอะเลย

อย่างอาทิตย์ไหนที่เราทำได้ดีตามตารางเราก็จะเห็นและชื่นชมกับตัวเองได้ อาทิตย์ไหนที่เราทำได้ไม่ค่อยดีเราก็จะเห็นและรู้สึกรับผิดชอบกับความเอื่อยเฉื่อยของตัวเองได้ แล้วบอกตัวเองว่าไม่เป็นไรนะอาทิตย์หน้าเอาใหม่ พอเราทำแบบนี้ทุกสัปดาห์เราก็จะมีสติกับการใช้เวลาของตัวเองมากขึ้น

แล้วพอหมดแต่ละสัปดาห์กวางก็จะมีเขียนสรุปสั้นๆ ของสัปดาห์นั้นเอาไว้ด้วย เพื่อเวลาที่เราย้อนกลับมาอ่านเราก็จะเห็นภาพคร่าวๆ ของสัปดาห์นั้นว่าภาพรวมหรือเหตุการณ์ใหญ่ๆ ของช่วงนั้นคืออะไร

การเขียนตารางงานแบบรายสัปดาห์นี้ แรกเริ่มที่กวางใช้ มันยากมากเลยที่จะจดให้ได้ครบทุกวัน เพราะวินัยมันก็คือกล้ามเนื้อมัดนึงที่เราต้องค่อยๆ สร้าง ค่อยๆ พัฒนาไป ปีแรกกวางเลยจดลงสมุดไปได้แค่ประมาณ 30% ของทั้งเล่มเอง แล้วที่เหลือก็เว้นว่างไว้ บางทีก็ลืมบ้าง ไม่มีแก่ใจจะทำบ้าง งานการช่วงนั้นก็ลุ่มๆ ดอนๆ ตามสมุดเลย

พอมาปีที่สองเริ่มดีขึ้นมาหน่อยคือจดได้ประมาณ 50% ของสมุดทั้งเล่ม แล้วตั้งแต่ปีที่สามเป็นต้นมากวางถึงจะสามารถจดได้ 95-100% ของสมุด ซึ่งพอนั่งย้อนดูกวางก็เห็นชัดเจนเลยถึงความสามารถในการควบคุมตัวเองที่มากขึ้น เรามีความกระตือรือร้นในการตอบรับความรับผิดชอบหลายๆ อย่างที่เมื่อก่อนเราเคยบอกปัด เพราะเรารู้ว่าเรามีระบบที่จะจัดการมันให้สำเร็จได้ ทำให้เรากล้าที่จะทำงานหลายอย่างมากขึ้น

เวลาเรามีระบบจัดการงานที่ชัดเจนแบบนี้ มันช่วยให้เราเห็นความคืบหน้าของงานตัวเองได้ดี ยิ่งเวลาที่เรามีงานหลายโปรเจ็คพร้อมๆ กัน พอระบบหลังบ้านในการจัดการงานมันดี เราก็สามารถจัดการให้งานมันดำเนินไปพร้อมๆ กันได้แบบไม่เหนื่อยมากเกินไป

ระบบมีความจำเป็นมาก เพราะมันช่วยให้เราไม่ต้องจดจำอะไรเลย เราถ่ายโอนทุกอย่างที่อยู่ในหัวเราเข้าไปในระบบ จัดระเบียบมัน แล้วเราก็จะมีหัวสมองที่ว่างพอเพื่อไปคิดเรื่องใหม่ๆ สร้างสรรค์งานใหม่ๆ โปรเจ็คใหม่ๆ โดยที่เราไม่ต้องคอยกังวลว่าเราจะหลงลืมอะไรไปรึเปล่า

ซึ่งกวางว่าระบบนี้เป็นเครื่องมือหลักเลยที่ช่วยให้กวางทำสิ่งต่างๆ ได้พร้อมกัน เช่น ทำช่องยูทูป ทำคอร์สโยคะออนไลน์ เขียนบทความ ทำงานออฟฟิศที่บ้าน ทำสตูโยคะ คุมช่างสร้างบ้านและสตูโยคะใหม่ ทำงานคณะกรรมการของคอนโด และอื่นๆ ที่เราสนใจจะทำ เราก็ทำมันพร้อมๆ กันได้โดยไม่รู้สึกว่าหนักเกินไป เพราะทุกอย่างทุกงานมีระบบจัดการข้อมูลที่ดีพอ ทำให้มันไม่ดูยากหรือดูเกินความสามารถของเรา

แม้แต่ระบบการจัดการข้อมูลนี้เอง กว่ากวางจะสร้างและใช้มันได้คล่องก็ใช้เวลาถึงห้าปี แต่พอเราทำมันเสร็จเรียบร้อยแล้ว เราก็รู้สึกได้เลยถึงอิสระของหัวสมองที่ทำให้เราสามารถทำงานแต่ละอย่างที่แตกต่างกันได้อย่างเต็มที่ กวางว่ามันทรงพลังมากเลย

แล้วทุกอย่างมันก็เริ่มขึ้นมาจากจุดเล็กๆ ซึ่งก็คือการหัดเขียนตารางงานรายสัปดาห์ของกวางเอง แน่นอนว่าเนื้อหางานของแต่ละคนก็อาจจะไม่เหมือนกับของกวางซะทีเดียว รายละเอียดปลีกย่อยและระบบของเราอาจจะแตกต่างกันไป แต่พลังของการเขียนตารางงานและวางแผนงานรายสัปดาห์กวางเชื่อว่ามันสามารถเปลี่ยนชีวิตเราให้ดีขึ้นได้ มาลองเขียนตารางงานด้วยกันนะคะ