จัดระเบียบงานยังไงให้ใจโล่ง

ช่วงเดือนที่ผ่านมากวางรู้สึกกังวลใจหลายอย่าง เพราะมีงานเพิ่มเข้ามาจากงานเดิมที่แน่นอยู่แล้ว ทำให้เรารู้สึกว่าทำอะไรไม่เสร็จสักอย่าง กวางเล่าปัญหาให้คนใกล้ตัวฟังเรื่อยๆ ว่างานเป็นยังงี้นะ รู้สึกกังวลเพราะยังงี้นะ แต่กวางก็ไม่มีเครื่องมือที่จะจัดการกับงานและความวิตกกังวลของตัวเองที่เด็ดขาดซะที ทำให้จิตตกหล่มทั้งเดือน

และหลังจากกวางเล่าปัญหานี้ให้ฟังเป็นรอบที่ล้าน คนใกล้ตัวก็สามารถบอกได้ซักทีว่าปัญหาของกวางคืออะไร

“กวางจัดลำดับความสำคัญงานไม่เป็น และกวางแยกไม่ออกว่าอันไหนงานระยะสั้น อันไหนงานระยะยาว แล้วเราจะจัดการกับมันยังไง รวมถึงวางใจยังไง”

สิ่งที่เกิดขึ้นคือ กวางไปคิดว่างานทุกงานสำคัญเท่ากันหมด ต้องทำทุกอย่างในหนึ่งอาทิตย์ให้เสร็จ แล้วพอมันไม่เสร็จกวางก็กังวลใหม่ว่าโอ้ย มันไม่เสร็จ ทำไงดี วนอยู่แบบนี้ไม่จบสิ้น

แต่หลังจากหาต้นตอปัญหาเจอ กวางเลยได้การบ้านใหม่เป็นการไปศึกษาเรื่อง ไอเดียกว้างๆ ของการเพิ่มประสิทธิภาพงาน การจัดการเวลา แล้วก็เทคนิค How-to ต่างๆ ที่จะเอามาปรับใช้กับงานของเรา โดยเว็บที่อ่านหลักๆ ก็จะเป็นเว็บนี้

และหนังสืออีกเล่มนึง หลังจากอ่านกวางก็เลือกเอาวิธีที่ถูกจริตเราที่สุดมาทำ

ก็เลยเริ่มตั้งแต่เขียนออกมาว่าทั้งหมดที่เราอยากทำ และต้องทำคืออะไรบ้าง พอเขียนเสร็จแล้วให้เราเลือกสิ่งที่สำคัญที่สุด 5 อย่าง (เป็นวิธีของวอร์เรน บัฟเฟตต์) ของกวางก็เช่น

  1. ทำสตู/บ้านใหม่
  2. งานออฟฟิศ
  3. โปรโมตสตู
  4. ทำเพจ + ยูทูป
  5. โปรโมตคอร์สออนไลน์ + ทำเพิ่ม

พอเลือกแล้วก็ตัดในใจเลยว่า 5 อย่างนี้คือสำคัญที่สุด ต้องทำก่อน และอีกที่เหลือนั้นจะยังไม่แตะจนกว่าเรื่องที่สำคัญที่สุด 5 อย่างนี้จะเสร็จ แล้วถ้าเสร็จอันนึงแล้วก็เอาที่เหลือในลิสต์มาใส่แทนได้เพื่อให้ครบ 5 อย่างเหมือนเดิม

ของกวางพอตัดใจด้วยวิธีนี้แล้วก็รู้เลยว่างานอย่างที่หกเป็นต้นไป เราจะยังไม่มีเวลาทำ และมันจะไม่ก้าวหน้าเร็วๆ นี้ เพราะเราต้องเอาพลังไปให้งานอื่นก่อน จากนั้นกวางก็นั่งเขียนเลขว่าใน 5 อย่างนี้อันไหนสำคัญที่สุด เพื่อจะเอามันไปใส่ตารางงานต่อไป

ปกติแต่ไหนแต่ไรกวางใช้ตารางงานแบบรายสัปดาห์อยู่แล้ว แต่คราวนี้กวางต้องวางภาพใหญ่ของงานให้จบก่อน ก่อนที่จะเอาไปลงภาพย่อยรายสัปดาห์ ไม่งั้นกวางจะกังวลตลอดเพราะงานบางงานมันเป็นงานระยะยาวมาก ถ้าเราเดินไปโดยไม่มีเป้าหมายคร่าวๆ ก็เหมือนคนเดินแล้วไม่มีเข็มทิศที่ชัดเจน มันก็จะกังวลอยู่ตลอดเพราะผลลัพธ์ของงานบางอย่างมันไม่ได้เห็นชัดเจนได้ทันที

การบ้านชิ้นถัดมาก็คือนั่งเขียนเป้าหมายของงานแต่ละอย่าง ว่าเราต้องการอะไรจากมัน เราอยากไปให้ถึงตรงจุดไหน เขียนมันออกมาให้หมด โดยจะเขียนทั้งหมดสามขั้นคือ

Goal (เป้าหมาย) → Strategy (วิธีการ) → Weekly plan (สิ่งที่ต้องทำในแต่ละสัปดาห์นั้น)

อย่างเช่น งานโปรโมตสตูดิโอของกวางที่สระบุรี เป้าหมายคืออยากมีนักเรียนเพิ่มขึ้นกี่คน ภายในระยะเวลาเท่าไหร่ → วิธีการก็มีดังนี้

  1. คุณภาพการสอนต้องดี → เตรียมสอนทุกครั้ง
  2. โปรโมตทาง Facebook Ads → ศึกษาเพิ่ม
  3. วิทยุท้องถิ่น → หา
  4. นิตยสารท้องถิ่น → หา
  5. ทำโบรชัวร์แจกตามคาเฟ่ → ออกแบบ
  6. ถ่ายรูปโปรโมตเก็บไว้บ้าง → เตือนตัวเองถ่ายอาทิตย์ละครั้งก็ยังดี
  7. ศึกษาวิธีโปรโมตสตูอื่นๆ
  8. ทำทริป Healthy camp ของสตูดิโอสิ้นปี 2020 → ศึกษาเพิ่มทั้งเนื้อหาและวิธีการ
  9. หาครูสอนเต้นเพิ่ม → เตรียมปีหน้า

พอได้คร่าวๆ แบบนี้แล้วกวางก็จะรู้แล้วว่าอันนี้คืองานระยะยาวที่ใช้เวลากวางก็จะเลือกสิ่งที่ทำได้ทันทีใส่ในตารางรายสัปดาห์ แล้วก็จะใช้เครื่องมืออีกอันนึงเก็บข้อมูลส่วนที่เหลือ ซึ่งเครื่องมือนี้ชื่อว่าคันบังบอร์ด

(คิดว่าจะหาลิงค์มาแปะให้ แต่เจอแค่ของคนนี้ที่ใกล้เคียง เค้าใช้ต่างจากของกวางนิดหน่อยค่ะ)

ลิงค์ตามนี้นะคะ —> ทำงานให้ดีขึ้นด้วย Kanban Board

ง่ายๆ ของคันบังบอร์ดคือมันจะเก็บลิสต์งานทั้งหมดของเราไว้ โดยจะแบ่งออกเป็นสี่ช่องตามสถานะของงาน

  1. To do list — งานที่จดเก็บไว้ก่อนแต่ยังไม่เริ่มทำก็จะอยู่ช่องแรก
  2. Doing — งานที่กำลังเริ่มทำแล้ว ให้ย้ายไปช่องสอง โดยในช่องนี้ควรมีแค่คราวละสามอย่าง
  3. Waiting — งานที่ทำแล้วแต่ยังไม่เสร็จเพราะรอคนอื่นอยู่ให้ใส่ช่องสาม
  4. Done — งานที่เสร็จแล้วให้ใส่ช่องสี่

ทีนี้เราก็จะสามารถเห็นสถานะงานทั้งหมดของเราได้ โดยกระดานนี้ก็จะใช้ควบคู่ไปกับการวางแผนงานรายสัปดาห์

พอทำแบบนี้ครบกับงานทั้ง 5 อย่างที่สำคัญแล้ว ก็เริ่มเอามาลงตารางงานรายสัปดาห์ ซึ่งกวางก็ใช้เครื่องมืออีกอันนึงชื่อว่า Weekly Focus เพราะมันทำให้เห็นภาพชัดเจนกว่าในการวางตาราง ตอนเอาไปลงสมุดจะได้ไม่พลาด เครื่องมือนี้กวางได้มาจากหนังสือ Thank God It’s Monday ซึ่งเป็นรูปแบบไฟล์ Excel แต่กวางเอามาวาดเองใส่กระดาษ A4 เราอยากได้ละเอียดขนาดไหนก็กำหนดเองได้เลย

ลิงค์ตามนี้นะคะ —> วางแผนการทำงานด้วย Weekly Focus

พอเขียนลงในนี้เสร็จก็จะรู้เลยว่าในสัปดาห์นั้นเราทำอะไรวันไหน ตอนเช้าหรือบ่าย แล้วก็ค่อยเอาไปเขียนลงในสมุดตารางงานรายสัปดาห์ต่อไป

จริงๆ แล้วสิ่งที่ทำก็กึ่งๆ จะเป็น New Year Resolution ของปีหน้าแล้ว ติดแค่ว่ามันมีแต่เรื่องงานนี่แหละค่ะ 😂

หลายปีที่ผ่านมากวางก็ทำงานโหมดระยะสั้นมาตลอดพอปีนี้มาเจองานที่เป็นโหมดระยะยาวหลายๆ งานเข้าก็เล่นเอามึนไปเลยเหมือนกัน ทำให้ต้องหาเสริมอาวุธในการที่จะจัดการความคิด จัดการระบบงานใหม่ให้มันลงตัว

พอทำเสร็จกวางก็เห็นภาพทุกอย่างชัดเจนขึ้นเลยค่ะ รู้แล้วว่าต้องทำอะไร รู้แล้วว่าจะมองเรื่องนี้ยังไง ทำให้รู้สึกโล่งแล้วความวิตกกังวลก็หายไปด้วย บางทีเรากังวลเพราะเรามองไม่เห็นทางออกของปัญหาจริงๆ นะคะ แต่ช่วงที่ผ่านมาก็มีทั้งปัญหาที่กวางสามารถแก้ได้ด้วยการพัฒนาตัวเองแบบนี้ กับปัญหาบางอย่างที่เราทำอะไรไม่ได้ ได้แต่ต้องยอมรับ อยู่อย่างเข้าใจ เรียนรู้ที่จะนิ่งเฉยเสีย แล้วเลือกเอาเวลาและพลังงานมาใช้กับสิ่งที่เราทำได้ดีกว่า

กวางใช้เวลานานพอสมควรกว่าจะมาถึงจุดนี้ แต่คำพูดของน้องชายก็ทำให้กวางได้สติเหมือนกัน กวางไปคุยกับน้องถามว่าไม่เครียด ไม่กังวลเหรอที่เรื่องบางอย่างมันเป็นแบบนี้ (วิตกกังวลตามประสาเด็กผู้หญิงน่ะค่ะ)

น้องบอกมาคำนึงว่า “ไม่อ่ะ กังวลทำไม ก็แค่ทำหน้าที่ของตัวเองให้ดีที่สุด” ก็เลยตาสว่างน่ะค่ะ บางเรื่องเราจัดการอะไรไม่ได้เราก็แค่ต้องอยู่เฉยๆ อยู่ให้มีความสุข อยู่ให้เบิกบานและเย็นสบาย ก็เป็นเรื่องที่ต้องเรียนรู้ตลอดชีวิตเหมือนกันนะคะ

ปล. สำหรับโปรเจ็คที่ยาวมากๆ หรืองานบางอย่างที่ใช้เวลานาน กวางชอบวิธีแบ่งงานใหญ่เป็นช่วงละ 15 นาทีอันนี้มาก เผื่อจะมีประโยชน์สำหรับบางคน ลองเอาไว้ทำกันดูนะคะ

Leave a Comment

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *

Scroll to Top